DIVIDERE UN DOCUMENTO - WORD

Si possono visualizzare parti diverse di un documento nella finestra del testo. Ci sono varie modalità.

FINESTRA/DIVIDI: trascinare la riga di divisione dove si vuole.

Usare la casella di divisione, che è un rettangolino sopra la BARRA DI SCORRIMENTO trascinandola nel punto in cui si vuole effettuare la divisione.

Si può usare la tecnica di selezione del testo e trascinamento (con e senza CTRL premuto ) per spostare e copiare del testo da un riquadro all'altro.

Per rimuovere la divisione:

Usare FINESTRA/RIMUOVI o trascinare la casella di divisione in basso fuori dalla finestra di testo.

Si possono usare viste diverse su riquadri diversi (uno normale e l'altro lay-out di sectiunea). I cambiamenti apportati in un riquadro (margini, formato, . ) influenzano il contenuto dell'altro riquadro. Il riquadro attivo è quello che contiene il punto di inserimento.

Se si vuole vedere il documento in più riquadri conviene aprire più finestre con lo stesso documento, selezionando FINESTRA/NUOVA FINESTRA. Word apre una nuova finestra con lo stesso documento attribuendo alle finestre aperte numeri crescenti (2, 3, 4, . ) che sono visualizzati nella finestra del titolo. Da FINESTRA si può selezionare la finestra che si vuole rendere attiva, cliccandovi sopra. Con FILE/CHIUDI si chiude la finestra attiva.

APRIRE PIÙ DOCUMENTI

Si possono tenere più documenti aperti in varie finestre. Ogni volta che si esegue FILE/APRI i precedenti documenti vengono posti in fondo. Si può passare da una finestra all'altra selezionando FINESTRA e cliccando sulla finestra che si vuole rendere attiva. Per visualizzare più finestre selezionare FINESTRA/DISPONI TUTTO.

Con il mouse si possono spostare le finestre (trascinando la barra del titolo) e modificarne le dimensioni.

Si può spostare il testo con la tecnica Taglia/Copia/Incolla tra una finestra e l'altra. Si può anche selezionare il testo da copiare o da spostare ed usare la tecnica del trascinamento (con o senza CTRL).

Si può inserire un file interamente in un documento aperto, posizionando il punto di inserimento ove si vuole inserire il file e selezionando INSERISCI/FILE ed il nome del file.

Lavorare con le finestre

Aprite SUB.DOC.

Selezionate l'ultimo paragrafo di questo documento.

Selezionate Modifica Copia, poi deselezionate il testo.

Selezionate File Nuovo OK (oppure fate clic sul pulsante Nuovo) per avviare un nuovo documento.

Selezionate Modifica Incolla per inserire il testo appena copiato.

Premere Ctrl+F6, oppure selezionate Finestra SUB.DOC

Selezionate Finestra Disponi tutto per visualizzare entrambe le finestre sullo schermo.

Fate clic sulla finestra inattiva per renderla attiva, oppure premete Ctrl+F6

Selezionate File Chiudi No per chiudere la finestra attiva.

Selezionate File Esci

SOMMARI

Per creare sommari, scrivere i titoli dei vari paragrafi con uno degli stili predefiniti Titolo 1, o Titolo 2, o Titolo 3. Poi nel punto ove si vuole inserire il sommario selezionare INSERISCI / INDICI E SOMMARIO, e nella scheda SOMMARIO scegliere il modello di sommario che si desidera.

Per aggiornare il sommario selezionarlo e premere F9.

CREARE UN MODELLO

Un modello di Word è uno speciale tipo di documento che contiene solo testo standard per tutti i documenti di quel tipo (Attestato, Fatture, Curriculum . ). Una volta creato un modello, si può aprire per inserire del testo e salvarlo con un nome diverso dal modello prototipo.

q   Per creare un modello:

Selezionare FILE/NUOVO

Ciccare su MODELLO e premere OK.

Digitare il testo standard e poi FILE/SALVA. Inserire il nome del modello e OK. Word salva i modelli con estensione .DOT .

q   Per usare un modello ossia usare un documento con un modello fissato:

Selezionare FILE/NUOVO oppure cliccare sul pulsante NUOVO della barra degli strumenti standard.

Scegliere uno dei modelli definiti.

Digitare il testo mancante.

Selezionare FILE/SALVA CON NOME, digitare il nome del documento (che sarà salvato normalmente come .DOC) e OK.

q   Per modificare un modello, procedere nel seguente modo:

Selezionare FILE / APRI e il direttorio PROGRAMMI / MICROSOFT OFFICE / MODELLI nell'elenco dei diret­tori; nel tipo file selezionare MODELLO DI DOCU­MENTO (*.DOT)

Apportare i cambiamenti e poi selezionare FILE/SALVA.

Esistono in Word numerosi modelli predefiniti di Lettere, FAX e Curriculum.
USARE L'AUTOCOMPOSIZIONE

L'autocomposizione è simile ad un modello ma Word aiuta a inserire automaticamente le informazioni nel documento, facendo delle richieste specifiche.

Per usare l'autocomposizione:

Selezionare FILE/NUOVO

Selezionare l'autocomposizione da usare

Inserire le informazioni richieste premendo AVANTI fino ad arrivare a FINE. Si può tornare indietro di alcuni passi con INDIETRO.

Lavorare con le autocomposizioni

Selezionate File Nuovo e nella scheda Altri Documenti cliccare due volte su Autocomposizione Curriculum.

Seguire il diagramma, rispondendo alle richieste e selezionando  Avanti per proseguire.

Eventualmente è possibile selezionando Indietro tornare indietro di un passo e cambiare le selezioni e le scelte già operate.

Al termine selezionate Fine. Word visualizzerà il documento sullo schermo. Riempite i campi mostrati aggiungendo i dati personali. Infine selezionate File Stampa OK

Selezionate File Chiudi No per chiudere il documento   senza salvarlo.

COME CREARE UN DOCUMENTO TIPO

Supponiamo di dover creare una serie di etichette con lo stesso formato ma dati diversi, oppure una lettera con lo stesso testo che deve essere inviata a persone diverse (un invito, una offerta pubblicitaria . ).

La procedura da seguire è la seguente:

Selezionare FILE/NUOVO e cliccare due volte su DOCUMENTO NUOVO oppure premere il tasto NUOVO della barra degli strumenti standard.

Inserireil testo standard.
Ad esempio:

Formattare con lo stile Broadway, con dimensione di carattere di 20 pt, giustificato.

Selezionare FORMATO/BORDI E SFONDI e scegliere la scheda BORDO INA, selezionare RIQUADRO e un motivo bordo con spessore 20 pt. Inoltre selezionare OPZIONI e modificare la distanza dai margini e dal testo del bordo.

Selezionare STRUMENTI / STAMPA UNIONE / CREA / LETTERE TIPO, e poi cliccare su FINESTRA ATTIVA. Poi premere DATI/CREA ORIGINE DATI e deselezionare dalla finestra di dialogo che viene aperta Titolo, Professione, Società, Indirizzo2, Nazione, Telefono, premendo RIMUOVI CAMPO per ciascun campo. Premere OK.

Salvare il documento origine dei dati con il nome INDI.DOT (come modello di documento)

Selezionare nella finestra aperta MODIFICA/MODIFICA ORIGINE DATI.

Inserire una serie di dati nella maschera visualizzata (per esempio Nome: Paolo, Cognome: Rossi, Indirizzo1: via dei Meli, 33, Città: Roma, Provincia: Roma, Codice Postale: 00100) .

Salvare nuovamente INDI.DOT

A questo punto nel documento originale, inserire i campi unione (Nome, Cognome, Indirizzo1, Città, Provincia, Codice Postale) nelle posizioni desiderate  utilizzando la Barra degli Strumenti che è sa (Ad esempio:

Preg.mo <<Nome>> <<Cognome>>

<<Indirizzo1>>, <<Codice Postale>> - <<Città>> . ..)

Salvare il modello di documento tipo come LETTERA.DOT.

Selezionare FILE/CHIUDI

Selezionare FILE/APRI e scegliere LETTERA.DOT, impostando come tipo di file MODELLO DI DOCUMENTO. Selezionare STRUMENTI/STAMPA UNIONE. Nella finestra di dialogo che si apre premere  UNISCI A. Selezionare Stampante se si vuole stampare una copia del modello del documento per ogni insieme di dati inseriti; altrimenti selezionare Nuovo documento e verrà creato un documento contenente tutte le lettere, ciascuna con un insieme di dati diverso. Premere UNISCI.