Analisi dell'errore di tipo pre-analitico nella procedura di accettazione per gli esami di laboratorio

Analisi dell'errore di tipo pre-analitico nella procedura di accettazione per gli esami di laboratorio.

Uno studio di Q - Probe (Verifica Esterna di Qualità) condotta negli Stati Uniti[1] ha dimostrato che è cambiata la tipologia degli errori che si verificano all'interno del laboratorio analisi, rilevando un aumento percentuale di errori correlati a cause preanalitiche.

L'errore anagrafico, contemplato nella sub - fase dell'accettazione manuale, è stato oggetto d'indagine della nostra analisi

La presente analisi ha come scopo:

• rilevare gli errori,
• individuarne le probabili cause,
• individuare le azioni correttive,
• stabilire gli indicatori per verificare il raggiungimento degli obiettivi preposti.

Metodo

Nello specifico, l'errore anagrafico può riguardare il solo nome del paziente o il suo cognome, la data di nascita o l'indirizzo. La Direzione Sanitaria della C.d.C. Tortorella, visionati gli studi relativi agli errori che si verificano in laboratorio, ha sentito la necessità di analizzare tale criticità all'interno della Casa di Cura, e lo ha fatto  destinando impegno e risorse per realizzare il presente lavoro: si procede all'analisi dei dati, si individuano i punti critici del processo e vengono proposte eventuali soluzioni.

L'analisi non poteva prescindere dal confronto con tutti gli attori coinvolti ai quali è stato chiesto, individualmente, di spiegare il proprio compito. I risultati delle interviste sono stati analizzati e riportati su un diagramma di Ishikawa, sul quale sono state elencate le possibili cause del problema. Durante la fase di brainstorming sono emerse alcune idee in merito alle azioni da intraprendere, per intervenire sulle criticità presenti nella fase compresa tra la prenotazione al ricovero e la richiesta di analisi cliniche; in seguito sono stati individuati gli indicatori necessari per la misurazione del raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Tav. 1 Tabella frequenza errori anagrafici:

Tav. 2 Diagramma di Ishikawa per la classificazione delle cause di errori; (modificare all'interno delle caselle di testo)

Errata trascrizione dell'anagrafica sulla "Lista prenotazione all'intervento' (M43A)

Conferma telefonica dei dati del paziente

Invio Modulo richiesta analisi (M49I) al laboratorio

Scrittura non chiara del medico; errore dell'operatore;

Non è il paziente interessato a rispondere al telefono; errore dell'operatore;

Stampa etichette che si basa su dati imprecisi o erronei

1) Il compito del medico, nella fase oggetto d'analisi, è quello di trascrivere i dati anagrafici del paziente, in lista d'attesa per il ricovero, sul mod. M43A; tali dati possono essere talvolta imprecisi e dare luogo ad errori. Il confronto su tale criticità ha portato alla formulazione di alcune ipotesi di intervento:  

modificare il mod. M43A inserendo, sotto la voce "documento di riconoscimento", sedici caselle all'interno delle quali immettere il codice fiscale; installare inoltre, sui pc aziendali, un programma che dai dati anagrafici  risalga, in modo sicuro ed univoco, al rispettivo codice fiscale e viceversa;

richiedere, all'atto della prenotazione della prestazione sanitaria, fotocopia di un documento di identità che il medico provvederà ad allegare al mod. M43A.

trasferire il compito della compilazione del mod. M43A al personale infermieristico presente nel reparto.

2) Il compito del personale infermieristico è quello di contattare telefonicamente il paziente per la conferma dei dati anagrafici e della data del ricovero; talvolta però i primi sono imprecisi.

Successivamente l'infermiere inoltra la richiesta d'analisi al laboratorio, tramite la schermata corrispondente al Mod. M49I sul programma Ingenius, in anticipo rispetto all'accesso del paziente, cioè durante il pomeriggio o la notte precedente ad esso. Ipotesi d'intervento:

modificare la procedura in modo che la richiesta di analisi sia inviata la mattina, in presenza del paziente, legandola al controllo visivo tra il documento di riconoscimento del paziente ed i dati registrati sulla lista di prenotazione al ricovero (Mod. M43A).

3) Il compito del personale di laboratorio è quello di stampare le etichette da mettere sulle provette, fondate sulla richiesta d'analisi proveniente dal reparto, effettuata in anticipo rispetto all'accesso del paziente. Tale attività si svolge a partire dalle ore 7,00 del mattino. Il confronto su tale criticità ci ha portati alla formulazione di un'ipotesi di intervento:

posticipare la stampa delle etichette, legandola al controllo visivo tra il documento di riconoscimento del paziente e la richiesta d'analisi già inoltrata, effettuata in reparto.

4) L'Accettazione (Sig.ra Plaitano), essendo l'unica in possesso del livello d'autorizzazione necessario per modificare i dati inseriti nel programma Ingenius, svolge un ruolo di controllo e, se necessario, rettifica dei dati anagrafici immessi da reparto: qualora dal controllo visivo tra il documento di riconoscimento del paziente e la richiesta d'analisi già inoltrata, effettuata in reparto, emerga un errore, l'infermiere dà comunicazione dell'esistenza del refuso all'Accettazione per l'azione correttiva nell'anagrafica paziente. Ipotesi di intervento:

comprendere almeno un infermiere per piano nel livello d'autorizzazione necessario alla modifica dei dati nell'anagrafica pazienti, onde abbattere i tempi di correzione di eventuali refusi.

Nel procedere alla contestualizzazione delle azioni d'intervento ipotizzate, sono emerse alcune domande:

I.   Ci troviamo ora nell'ambito di un "audit clinico strutturato di laboratorio", considerando che la subfase di processo sulla quale andremmo ad impattare, con un eventuale intervento correttivo, non solo è amministrativa e non clinica, ma addirittura si situa temporalmente prima della fase preanalitica, come descritta nei testi di riferimento consultati[2]?

II. Su quale subfase sarebbe opportuno focalizzare l'intervento, per renderlo il più performante[3] possibile?

III.   Quale prezzo, in termini di risorse, richiederebbe l'eventuale cambiamento di procedura in ciascuna subfase?

In risposta al primo quesito, se sia appropriato lo studio in una fase così precoce dell'iter analitico, è stata determinante la considerazione che, se l'errore nell'anagrafica del paziente è il più frequentemente rilevato (15%), estirparlo alla radice è la soluzione migliore, qualora possibile.

Il gruppo di lavoro ha quindi esaminato le possibilità d'intervento sulle varie subfasi del processo, considerando i pro ed i contro di ogni soluzione proposta.

Intervento sull'operato del medico.

L'idea di modificare il Mod. M43A è di semplice applicazione; non esiste invece un programma, del quale dotare i Pc della Struttura, che sia in grado di risalire univocamente dal codice fiscale ai dati anagrafici del paziente.

La raccolta dei dati del paziente da parte del medico può avvenire presso un ambulatorio della Struttura od allo studio privato: chiedere al paziente di fotocopiare il documento d'identità risulterebbe disagevole in entrambe le situazioni.

Invitare il paziente direttamente alla prenotazione in reparto creerebbe un flusso maggiore da gestire (ad es. orari precisi, per non influire sulle attività più impegnative) e necessità di addestramento del personale.

2) 3) Intervento sulle attività infermieristiche e/o del laboratorio

Subordinare la richiesta d'analisi alla presenza del paziente in reparto, legandola al controllo visivo tra il documento di riconoscimento del paziente ed i dati registrati sulla lista di prenotazione al ricovero (Mod. M43A), comporterebbe uno slittamento consistente (del quale è necessario valutare la sostenibilità) dei tempi necessari:

a) per i ricoveri

b) per l'accettazione e l'inizio della lavorazione dei prelievi presso il laboratorio, dando luogo quindi ad un allungamento dei tempi di refertazione.

4) Intervento sull'eventuale attività dell'Accettazione

Il livello d'autorizzazione dell'Accettazione, necessario per le modifiche all'anagrafica pazienti, comprende attività di carattere squisitamente economico - amministrativo, che non possono in alcun modo essere attribuite a personale infermieristico.

CONSIDERAZIONI FINALI

Apportare le suddette modifiche, alla prassi seguita all'interno dell'azienda, nell'ambito di questa sub - fase, comporterebbe un impiego di risorse tale da scominare l'assetto organizzativo della Struttura; l'organizzazione in ogni caso autolimita gli errori, riuscendo ad intercettarne la maggior parte.